Пошаговое руководство по самостоятельной организации конференции, форума или иного бизнес-мероприятия.
В нашем современном динамичном мире все больше задач в политике, бизнесе и общественной жизни решается путем проведения соответствующих тематических мероприятий. Если вы планируете провести конференцию или форум в Минске, но у вас нет опыта в этом вопросе, то вам будет полезно узнать ключевые моменты организации подобных мероприятий, ведь правильная организация конференции является составной частью имиджа вашей компании. В настоящей статье мы расскажем о том, что необходимо для того, чтобы организовать конференцию в Беларуси своими средствами, без привлечения сторонних организаций.
Итак, вам пришла идея или поступила задача от руководства организовать конференцию. С чего же начать?
В первую очередь необходимо собрать все вводные данные, такие как: количество участников конференции, составить список необходимого оборудования, включая проекторы, экраны, флип-чарты, определиться с программой конференции. Вообще, программе при организации конференции следует уделить особое внимание, ведь от ее правильного составления зависит то, насколько участникам конференции будет удобно посещать выступления спикеров, участвовать в работе секций, общаться друг с другом. Очень желательно на самом раннем этапе определиться со временем проведения кофе-пауз, началом и завершением работы конференции, ведь ваших субподрядчиков, предоставляющих услуги по трансферу и кейтеренгу, следует проинформировать об этом заранее.
Наш опыт организации конференций в Беларуси говорит о том, что грамотный тайминг является основой эффективной организации.
Следующим этапом при организации конференции является составление перечня субподрядчиков. В первую очередь это – площадка. Как правило, если часть участников мероприятия являются иногородними или приезжают из других стран, то лучше всего мероприятие проводить в гостинице, в которой будут проживать участники. В принципе, это касается любых мероприятий, т.к. гостиница предоставляет и услуги по кейтерингу, которые часто приходится заказывать отдельно, проводя мероприятие на независимых площадках. Еще один важный момент – это выбранный вами конференц-зал. Он должен обеспечивать нужную вместимость участников именно для вашей конкретной конфигурации размещения участников в зале.
В общем и целом, существуют следующие элементы, на которые следует обратить особое внимание при организации конференции и включить в план вашей работы:
- Площадка (включая конфигурацию конференц-зала)
- Кейтеринг
- Проживание участников (если требуется)
- Оборудование и специалисты
- Трансфер (из аэропорта и по городу)
- Информационные материалы (брошюры, буклеты, бейджы и т.д.)
Оборудование для мероприятия – это особенно важный момент!
Нам известны случаи, когда при организации конференций в Беларуси, да и за ее пределами, предпочтение отдавалось оборудованию низкого качества за счет его низкой цены, в результате чего возникали проблемы со звуком или с представлением видеоматериала, что безусловно влияло на эффективность мероприятия и безнадежно портило общее впечатление.
Именно поэтому мы в своей работе уделяем особое внимание оборудованию и предоставляем проекторы, звуковые системы и видеокамеры ведущих мировых производителей.
После того как план составлен, необходимо заключить договора с субподрядчиками, в которых следует очень тщательно прописать все условия, ведь в случае их невыполнения любым из субподрядчиков под угрозу встанет вся работа. Представьте, например, что во время конференции пропал звук, отключился проектор, обед был накрыт с опозданием или синхронный переводчик оказался неквалифицированным и не смог обеспечить коммуникацию участников со спикерами на должном уровне.
Последнее, что необходимо сделать– это тщательная проверка подготовки, которая делается накануне перед мероприятием, вечером или даже ночью. Согласно нашем опыту организации конференций в Беларуси, во время таких проверок всегда выявляется ряд моментов, не устранив которые, плавное и эффективное течение работы на следующий день может быть нарушено.
Таким образом, делаем вывод: организовать конференцию в Беларуси своими руками возможно, однако для этого обязательно необходимо учесть все указанные выше факторы, заручиться поддержкой проверенных субподрядчиков и обеспечить своевременный контроль за выполнением работ.