Организация мероприятий часто начинается с определения того, в каком формате оно будет проходить. Не всегда мы знаем отличие форума от коллоквиума или чем отличается организация конференций от организации семинаров-практикумов.
Однако, например, при публикации информации о мероприятии в Интернете или в СМИ, необходимо, чтобы формат был определен грамотно, т.к. именно исходя из этого можно правильно спланировать свое участие и работу там.
Начнем с того, что существует целый ряд разновидностей такого формата, включающие конгресс, конференцию, коллоквиум, симпозиум, семинар и практикум. Это традиционные форматы, однако в последнее время все большую популярность приобретает форум или бизнес-форум, т.е. мероприятие, объединяющее большую часть представителей какой-либо отрасли, с подведением итогов, часто сопровождающееся демонстрациями и выставкой.
Конгресс – это, по сути, крупная конференция, и организация мероприятий подобного формата предполагает заблаговременное, вплоть до одного года, уведомление о их проведении, большое количество участников и спикеров, часто международных. Обычно конгресс проводится раз в год и служит для подведения итогов определенных проектов или работы в какой-то области, его посещают лидеры мнений в определенной сфере.
Организация конференций - сфера более широкая, конференции могут проводится как однократно, так и на регулярной основе, быть различного размера, формата, включать участников различного профиля. Разновидностями конференции является симпозиум и коллоквиум. Симпозиум обычно посвящен какой-то конкретной теме, часто научной, а коллоквиум, помимо этого, предполагаем выступление ученого, претендующего на проведение отдельного, независимого исследования.
Организация мероприятий небольшого формата обычно сводится к проведению семинара или практикума, имеющих, как правило, небольшое количество участников, редко более 50, и одного или двух выступающих или инструкторов. Это наименее затратный вариант, нередко применяемый для обучения или обсуждения какого-либо вопроса. В последнем случае это мало чем отличается от встречи.
В целом, конечно, можно сказать, что верное название формата – это не главный фактор успеха, важно правильно подобрать докладчиков и темы выступлений, составить программу, организовать питание и т.д., однако памятуя пословицу «как корабль назовешь, так он и поплывет», советуем при организации мероприятий уделить правильному определению формата должное внимание.