В данной статье мы бы хотели поделиться своим опытом организацией мероприятий для коммерческих компаний, которых InterForumBY провел уже немало. В чем же отличие этой деятельности от организации конференций, например, для международных организаций, таких как ПРООН, Всемирный банк и прочих?
Первое, что необходимо помнить – основная цель бизнеса – это заработать деньги. Даже если само по себе это денег не принесет, однако сама организация мероприятия должна быть максимально экономной и эффективной и служить в будущем цели создания или увеличения дохода коммерческой организации. Т.е. если государственные органы или международные организации могут иметь какой-либо запланированный бюджет, и в этом случае главная задача – это поместить расходы в его рамки, то в случае с частной компанией любые идеи как удешевить мероприятие, не потеряв так сказать «полезной нагрузки» будут только приветствоваться. Варианты снижения расходов – например, аренда более дешевой площадки, расположенной далеко от центра города и организация регулярного трансфера для проезда участников, приглашение более дешевого выездного кейтеринга в гостиницы, аренда более дешевого, однако качественного оборудования и т.д.
Следующей очень важный момент, как мы уже говорили, коммерческая компания при организации мероприятия всегда ставить своей основной целью заработок денег, и это, как правило, отражается в техническом задании в виде требований к проводимому мероприятию. Необходимо тщательно изучить задание, понять эти требования и реализовать их именно так, как задумывал заказчик. Например, если мероприятие имиджевое, необходимо уделить особое внимание оформлению зала, раздаточным материалам и даже питанию участников.
Помните, что коммерческая компания всегда будет сравнивать вас с конкурентами, поэтому зная ваши сильные и слабые стороны, постарайтесь выгодно использовать первые и скрыть последние. Т.е. например, если у вас нет собственных автомобилей для трансфера премиум класса, которые требует заказчик, лучше заказать их на стороне, например, у interforum.by, а вот если у вас есть собственные синхронные переводчики и оборудование для синхронного перевода, то можно уточнить у заказчика не будет ли на мероприятии иностранных гостей и предложить ему включить эту услугу в задание по организации конференции.
В целом организация мероприятий для частных компаний осуществляется по тем же принципам, что и для других заказчиков, однако соблюдение вышеуказанных простых правил поможет вам полностью удовлетворить заказчика, превратитв в своего постоянного клиента.