Любой, кто хоть раз сталкивался с организацией мероприятий, знает, что это не простая работа, требующая опыта, пунктуальности и понимания особенностей данной сферы. Кроме того, проведение конференций, форумов, семинаров и прочих бизнес-событий предполагает ответственность, умение ориентироваться в постоянно меняющейся ситуации и способность быстро принимать правильные решения.
Однако, часто, когда перед компанией встает такая задача, как, например, организация конференции, руководство поручает это одному из своих специалистов, ориентируясь исключительно на количество человеко-часов, которые он предположительно должен на это потратить.
В связи с этим встаёт вопрос: может ли в принципе один человек выполнить такую задачу? Ведь в рамках нее возникает целый ряд подзадач, каждая из которых требует наличия определенных узкоспециальных знаний и навыков.
Организация мероприятий - это командная работа
Как правило, в организации мероприятий должны участвовать следующие специалисты:
- планировщик – тот кто составит программу мероприятия, определит тайминг и учтёт прочие организационные моменты., т.е. по сути создаст ТЗ для всех остальных участников процесса;
- специалист по логистике - т.е. человек, который владеет базой всех имеющихся на рынке поставщиков и на основе такого ТЗ подберёт соответствующую цели мероприятия площадку, трансферы, авиабилеты, обеспечит кейтеринг;
- экономист – тот, кто просчитает расходы на организацию мероприятий и подгонит их в соответствие с бюджетом.
- технический специалист – тот, кто определит технические характеристики необходимого для проведения мероприятия оборудования и будет участвовать в инспекции площадки перед проведением мероприятия;
- координатор – лицо, осуществляющее общий контроль над организацией мероприятий, координируя деятельность остальных.
Если вам предстоит организация конференций, семинаров и встреч, то при подборе команды необходимо убедиться, что у привлечённых специалистов имеется хотя бы минимальный опыт подобной деятельности, т.к. теоретические знания часто оказываются совершенно недостаточными для выполнения этой работы. Кроме того, имеет большое значение доверие ко всем участникам процесса. Вы должны иметь возможность целиком и полностью на них положиться, ведь речь идет о деньгах, и порой о весьма значительных суммах, поэтому мы предлагаем задействовать сотрудников, которые проработали в вашей организации не менее трех лет. Так же не следует забывать о должной мотивации сотрудников, так как, повторимся, от правильности их действий может в значительной степени зависеть и ваша прибыль. Работа эта, по сути, творческая, жестких правил ее выполнения установить не представляется возможным, поэтому огромную роль играет личная инициатива каждого из них.
В итоге можем сделать вывод, что при кажущейся простоте проектов, в рамках которых предполагается организаций мероприятий, задачи желательно распределить между несколькими специалистами, имеющими соответствующую квалификацию, т.е. отдать предпочтение командной работе.