Организация мероприятий всегда начинается с составления бюджета. И это не удивительно, ведь только при правильном распределении имеющихся финансовых средств, которых редко бывает в избытке, можно рассчитывать на эффективность и достижение всех поставленных целей.
Что же следует учитывать в первую очередь при организации бизнес-мероприятий, например, таких как конференция?
Самая большая статья расходов, как правило, это аренда площадки. Кроме того, закладывайте в бюджет мероприятия кейтеринг, то есть питание, и аренду оборудования. Если необходимое оборудование, такое как, саундсистема, проектор и т.д. арендуется на месте, то размер этих расходов зависит от класса выбранного зала – будь он в гостинице, бизнес-центре или, к примеру, в учебном заведении.
Планирование и организация мероприятия начинается с составления перечня площадок, подходящих по конфигурации (размеру, классу, наличию дополнительной инфраструктуры), и затем выбора из этого перечня наиболее подходящей по цене. Далее рассчитываются все сопутствующие расходы. Как правило, к ним относятся (указано в порядке уменьшения удельной доли в общих расходах):
- кейтеринг (обеды и кофе-паузы)
- синхронный перевод (если необходим)
- аренда оборудования для синхронного перевода (если необходимо)
- аренда конференц-системы (если необходима)
- аренда саундсистемы
- аренда ноутбуков, проектора и экрана
- аренда флип-чартов.
В ряде случаев организация мероприятий также требует и поддержки участников путем предоставления им трансфера из аэропорта, бронирования номеров в гостинице, и, хотя размер этих расходов является весьма и весьма значительным, однако он, как правило, напрямую привязан к ценам поставщиков услуг, т.е. эти статьи бюджета лучше выводить отдельно от остальных расходов.
Часто заказчик просит сэкономить на том, что считает относительно неважным, например, на синхронном переводе и оборудовании для синхронного перевода. Однако, надо понимать, что эта деятельность узко специализированная, требующая высокого профессионализма и мастерства, т.е. переводчики должны быть подобраны самого высокого класса. При этом, каким бы ассом своего дела ни был переводчик, если оборудование будет барахлить, то слушатели вряд ли поймут и усвоят всю сообщаемую им информацию и смысл мероприятия для них будет потерян, т.е. все остальные расходы будут тоже понесены впустую. Кроме того, более дорогое инфракрасное оборудование имеет гораздо лучшую защиту от прослушивания, чем радио.